Kondisi

 Dana Representasi adalah penyediaan dana untuk biaya yang dikeluarkan Direksi dalam rangka mendukung kelancaran pengelolaan perusahaan, meningkatkan kegiatan koordinasi dengan pihak lain, menjalin hubungan kerja sama dengan pihak eksternal guna kelancaran tugas operasional dan menjalin kebersamaan internal perusahaan. Besaran dana representasi adalah paling banyak sebesar 75% dari jumlah penghasilan yang diterima Direksi dalam satu tahun. Pengelolaan Dana Representasi dilaksanakan oleh Bagian Keuangan, dalam hal ini Asisten Manajer Kas. PT AM Giri Menang (Perseroda) merealisasikan Dana Representasi Direksi tahun 2019 sesuai laporan keuangan tahun 2019 (audited) senilai Rp1.426.683.700,00. Untuk tahun 2020 (semester I), Dana Representasi Direksi telah direalisasikan senilai Rp711.428.589,00. Terdapat pengembalian atas penggunaan Dana Representasi Direksi tahun 2019 ke Kas PDAM senilai Rp13.316.300,00. Pemeriksaan dokumen dan hasil wawancara dengan Asisten Manajer (Asmen) Kas menemukan: a. Pencairan dana representasi melalui voucher yang kemudian ditarik tunai untuk disimpan di brankas; b. Besaran dana representasi per bulan tahun 2019 dan tahun 2020 sama, yaitu senilai Rp120.000.000,00, yang dibagi menjadi dua yaitu untuk pengeluaran rutin senilai Rp48.000.000,00 dan pengeluaran non rutin senilai Rp72.000.000,00. Dana representasi rutin per bulan senilai Rp48.000.000,00 tersebut dialokasikan sebesar Rp24.000.000,00 untuk Direktur Utama dan masing-masing senilai Rp12.000.000,00 untuk Direktur Operasional dan Direktur Umum dan Keuangan. Bukti pengeluaran dana representasi rutin berupa kuitansi bermaterai yang ditandatangani oleh setiap Direksi; c. Pengeluaran dana representasi non rutin sesuai dengan memo/disposisi dari Direktur Utama. Nilai pengeluaran yang dicatat oleh Asmen Kas sesuai dengan nilai disposisi/memo Direktur Utama tanpa dilakukan pengecekan ke dokumen pendukungnya. Hasil pemeriksaan atas dokumen pertanggungjawaban ditemukan adanya dokumen pertanggungjawaban yang nilainya tidak sesuai dengan nilai disposisi Direktur Utama. Seluruh dokumen pendukung pengeluaran dana representasi didokumentasikan dan dicatat oleh Asmen Kas. Setiap akhir bulan, catatan tersebut dimintakan tanda tangan kepada Direktur Utama; dan d. Atas arahan dan sepengetahuan Direktur Utama, setiap bulan Asmen Kas diberikan uang senilai Rp2.500.000,00 untuk jasa pengelolaan dana representasi Hasil pemeriksaan atas dokumen pertanggungjawaban Dana Representasi Direksi tahun 2019 dan 2020 (semester I) senilai Rp2.138.112.289,00 (Rp1.426.683.700,00 + Rp711.428.589,00) dan wawancara dengan Asmen Kas diketahui terdapat pengelolaan Dana Representasi Direksi yang tidak sesuai ketentuan dengan rincian sebagai berikut. a. Pertanggungjawaban Pengeluaran Dana Representasi Rutin Senilai Rp864.000.000,00 Kurang Memadai Sesuai dengan peraturan direksi, penggunaan dana representasi sebesar 40% atau senilai Rp48.000.000,00/bulan (Rp120.000.000,00/bulan x 40%) dialokasikan secara rutin kepada direksi, sehingga selama Januari 2019 s.d Juni 2020 total dana representasi rutin yang diterima oleh direksi senilai Rp864.000.000,00 (Rp48.000.000,00 x 18 bulan) dengan rincian pada tabel berikut. Tabel 3.49 Rincian Dana Representasi Rutin No. Penerimaan Dana Representasi Nilai (Rp) 1 Direktur Utama (Dirut) 432.000.000 2 Direktur Operasional (Dirop) 216.000.000 3 Direktur Umum dan Keuangan (Dirum) 216.000.000 Total 864.000.000 Bukti pertanggungjawaban atas dana representasi rutin dari Asmen Kas berupa kuitansi bermaterai dengan tanda tangan masing-masing Direksi. Berdasarkan hasil wawancara dengan Direksi diperoleh informasi sebagai berikut. 1) Seluruh Direksi memahami bahwa dana representasi bukan merupakan tambahan penghasilan; 2) Dana representasi rutin dipergunakan dalam rangka koordinasi dengan pihak-pihak eksternal dan mendukung kegiatan perusahan; dan 3) Kendala dalam mempertanggungjawaban penggunaan dana representasi disebabkan kesulitan memperoleh bukti pertanggungjawaban dan alasan ketidaketisan. Pertanggungjawaban dana representasi rutin yang hanya berupa tanda terima berupa kuitansi bermaterai tidak mencerminkan realisasi sebenarnya dari penggunaan dana realisasi mengingat adanya kewajiban bagi Direksi untuk mengembalikan sisa dana representasi di akhir tahun anggaran. b. Realisasi Dana Representasi Untuk Pihak di Luar PT AM Giri Menang (Perseroda) melebihi Rp1.000.000,00 Berdasarkan pemeriksaan dokumen pertanggungjawaban ditemukan adanya realisasi Dana Representasi berupa pemberian berupa Tunjangan Hari Raya (THR) kepada pihak di luar PT AM Giri Menang (Perseroda) yang melebihi Rp1.000.000,00. Hal ini berpotensi melanggar pengaturan yang diatur dalam peraturan direksi terkait penerapan prinsip-prinsip Good Corporate Governance (GCG). c. Realisasi Dana Representasi Untuk Kepentingan Pribadi Direksi Senilai Rp198.300.000,00 Membebani Keuangan Perusahaan Berdasarkan pemeriksaan dokumen pertanggungjawaban ditemukan adanya penggunaan dana representasi yang dipergunakan untuk kepentingan pribadi dan keluarga direksi, sehingga tidak sesuai tujuan dan penggunaan dana representasi senilai Rp198.300.000,00 sebagai berikut. Tabel 3.50 Rekapitulasi Dana Representasi untuk Kepentingan Pribadi No. Penanggung Jawab Nilai (Rp) 1 Direktur Utama (Dirut) 102.300.000,00 2 Direktur Operasional (Dirop) 40.000.000,00 3 Direktur Umum (Dirum) 30.000.000,00 4 Direksi (tour ke Bangkok bersama Dharma Wanita Persatuan Lobar) 26.000.000,00 Total 198.300.000,00 Rincian atas penggunaan dana representasi untuk kepentingan pribadi pada Lampiran 3.28. Berdasarkan hasil wawancara dengan Direksi diperoleh penjelasan bahwa: 1) Direktur Operasional telah mengkonfirmasi penggunaan dana representasi untuk uang saku umroh bersama keluarga, biaya lebaran, biaya libur akhir tahun 2019 dan menjenguk anak kuliah di Malang; 2) Direktur Umum dan Keuangan telah mengkonfirmasi penggunaan dana representasi untuk biaya lebaran, biaya libur akhir tahun 2019 dan menjenguk anak kuliah di Jakarta. Khusus untuk agenda menjenguk anak ke Jakarta sekalian dengan kosultasi ke Dapenma dan Kemendagri namun tidak ada laporan tertulisnya; dan 3) Acara tour ke Bangkok diikuti oleh istri Direktur Utama; istri Direktur Operasional dan Direktur Umum dan Keuangan atas persetujuan Direktur Utama bersama Dharma Wanita Persatuan Kabupaten Lombok Barat.